Au-delà de l’organisation du travail et de la hiérarchie au sein de l’entreprise, de nombreuses études ont mis en avant l’importance de l’organisation de l’espace de travail. L’optimisation des bureaux aurait un effet direct sur les performances des salariés. Ce regain d’efficacité s’explique par un cadre de travail plus inspirant. Si vous souhaitez vous inscrire dans une démarche d’amélioration du cadre de travail de vos salariés, plusieurs possibilités s’offrent à vous, entre flex office, le smart office, l’open space ou encore le télétravail.
Le flex office : faites place à la flexibilité
Le passage de la théorie à la pratique n’est pas toujours chose aisée : il vous faut composer avec les contraintes de vos locaux, entre manque de place et configuration des lieux. Selon la taille des locaux que vous occupez dans le cadre de votre activité professionnelle, il se pourrait que vos bureaux ne soient pas adaptés à des conditions de travail optimales, et impactent donc de manière indirecte les résultats de votre activité.
Il existe heureusement une solution : le flex office. Ce terme d’origine anglo-saxonne désigne un cadre de travail flexible : l’organisation offre une liberté et une flexibilité totale au salarié dans l’aménagement et le choix de son espace de travail.
Avec le flex office, faites une croix sur la place et le bureau attitré : le salarié choisit au quotidien l’endroit qui lui convient le mieux selon ses tâches de la journée, selon qu’il ait par exemple besoin de se concentrer sur une tâche précise ou se pencher sur un travail collaboratif. Vos salariés peuvent alors choisir de s’installer au calme dans une salle de bureau bureau isolé, ou organiser une session de travail dans une salle de réunion ou de manière informelle au coin cafétéria.
Si le flex office fait de plus en plus d’émules, c’est parce que les performances des salariés s’en trouvent réellement améliorées. En cassant la monotonie d’un espace de travail identique, il permet aux salariés de se s’exprimer librement et de trouver un nouveau souffle d’inspiration. De plus, les études mettent en avant l’intérêt collectif du flex office : le mouvement perpétuel permet aux salariés de se rencontrer et donc de mieux travailler ensemble.
Le flex office présente cependant un inconvénient majeur : une telle organisation de travail ne s’improvise pas et suppose de penser en amont l’espace. Derrière la flexibilité, chaque espace doit être clairement délimité pour que votre espace de travail de devienne pas une cacophonie.
Le smart office, pour des locaux intelligents
Le smart office prend le contre-pied exact de l’organisation traditionnelle de l’espace de travail. La mobilité et l’expérience de l’utilisateur sont mises à l’honneur : ce n’est plus l’employé qui s’adapte à son lieu de travail mais à l’opposé, l’espace de travail qui doit s’adapter au salarié qui l’occupe à travers l’intégration de solutions technologiques.
En intégrant des solutions technologiques dans votre démarche d’optimisation de vos espaces de travail, vous permettez à vos salariés d’évoluer dans un environnement de travail le plus agréable possible. Avec le smart office, la qualité de l’air, la luminosité ou encore le confort thermique deviennent des préoccupations majeures qui ont trop longtemps été délaissées, alors même qu’elles impactent de manière directe la productivité des salariés.
L’open space : mettre les échanges au cœur de l’environnement de travail
Parmi les organisations modernes de l’espace de travail, l’open space n’est plus à présenter. Il est pourtant parfois présenté à tort, et souffre d’une image parfois caricaturale. Du point de vue technique, un open space désigne un plateau unique, sur lequel plusieurs bureaux sont installés et séparés par des cloisons. L’avantage premier est évidemment le gain d’espace puisque tous les salariés travaillent dans un endroit unique.
Gagner de l’espace ne doit toutefois pas être l’unique démarche qui motive la mise en place d’un open space. Il favorise en effet une fusion entre les salariés et le développement d’un esprit de collaboration au travail. Le processus d’intégration et l’entraide entre collègues se trouvent facilités par la proximité visuelle des collaborateurs.
Attention toutefois puisque la force de l’open space est aussi son principal point faible : cet environnement de travail ne convient pas à tous les secteurs d’activité. L’open space ne permet pas le maintien de la confidentialité et peut avoir un impact négatif sur la concentration des salariés.
Le télétravail : l’organisation à la carte pour vos salariés
Si le télétravail existe déjà depuis maintenant plusieurs années avec l’avènement du digital, cette pratique s’est profondément démocratisé avec la crise du Covid-19. Cette organisation du travail consiste à travailler de façon régulière et volontaire hors des locaux de l’entreprise. Le salarié peut alors faire le choix de travailler depuis sa résidence ou depuis un espace de coworking.
Du point de vue de l’entreprise, cette pratique présente l’avantage de libérer de l’espace. L’espace ainsi libéré pour les salariés souhaitant travailler depuis les locaux de l’entreprise peut ainsi être réaménagé pour proposer des espaces de travail collaboratif ou autres espaces de détente.
Le télétravail ne peut être efficace que s’il intègre l’utilisation d’outils collaboratifs permettant aux salariés travaillant à distance de rester en lien avec leurs collègues et avec l’actualité du bureau.
Conclusion
En optimisant l’espace de votre bureau, vous pouvez espérer un gain de productivité en choisissant l’organisation la plus adaptée à votre secteur d’activités, à la taille de votre entreprise et à vos locaux actuels.
