Une maison bien ordonnée est une maison où chaque pièce est optimisée pour apporter le plus d’espace mais c’est également une maison où chaque chose est à sa place, bien organisée. De fait, il est inévitable de s’attaquer à un moment à une tâche redoutée par beaucoup : le tri et le rangement des papiers et documents administratifs.
Si cette étape s’avère fastidieuse et ingrate, voire anxiogène pour beaucoup d’entre nous, une fois réalisée elle permet d’avoir l’esprit libre et de se sentir soulagé. Comment faire un tri clair et efficace dans vos papiers ? Comment les classer ? Où les ranger ? Pourquoi choisir un box pour archivage de documents ? Nous vous aidons à répondre à ces questions.
Première étape : faire le tri dans vos papiers administratifs
Faire le tri de vos documents est la première étape avant de les classer et de les ranger. Mais avant toute chose, veillez à vous installer dans une pièce calme et désencombrée de manière à avoir la tête à ce que vous faites ainsi que l’espace nécessaire pour étaler tous vos papiers. Sans quoi vous pourriez vite vous y perdre et devoir recommencer la tâche depuis le début. A savoir qu’il est préférable de vous lancer dans le tri de vos documents en matinée ou début d’après-midi car cela peut prendre plusieurs heures.
Quand vous êtes prêt, vous pouvez procéder au tout premier tri, c’est-à-dire mettre les papiers à conserver d’un côté et ceux dont vous allez vous débarrasser dans une boîte. Dans la pile des documents bons pour la poubelle, vous pouvez mettre toutes les enveloppes vides qui trainent entre vos documents, ainsi que les photocopies dont vous savez que vous ne vous servirez jamais ou plus.
Jetez également tous les papiers et documents qui ne sont plus d’actualité, qui sont obsolètes comme, par exemple, des factures d’électricité datant de 5 ans, les quittances de plus de 2 ans, les avis de versement d’allocations familiales de plus de 5 ans, etc.
Si vous ne savez pas quand jeter un document, n’hésitez pas à vous rendre sur le site du service public, vous aurez toutes les informations concernant la durée légale de conservation de vos divers papiers.
Voici pour vous une petite sélection par catégorie.
Travail, chômage, retraite :
- Fiche de paie, Contrat de travail : jusqu’à la fin de la retraite.
- Attestation Pôle emploi : jusqu’à obtention de l’allocation chômage.
- Justificatif de versement d’allocations chômage : une durée de 3 ans.
- Bulletin de paiement de la pension de retraite : à conserver de manière permanente.
Banque :
- Chèque à encaisser : la durée légale de conservation est de 1 an et 8 jours, une fois ce délai dépassé le chèque ne peut plus être encaissé.
- Contrat de crédit (qu’il s’agisse d’un prêt immobilier ou d’un crédit à la consommation) : 2 ans à compter de la dernière échéance.
- Relevé de compte, talon de chèque : 5 ans.
- Les divers tickets de carte bancaire : jusqu’à réception du relevé de compte sur lequel les sommes figurent.
Assurance :
- Quittance, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement : 2 ans.
- Contrat d’assurance : vous devez conserver ce document jusqu’à 2 ans après la fin du contrat.
- Contrat d’assurance-vie : 10 ans.
Impôts et taxes :
- Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu : 3 ans.
- Avis d’impôts locaux, taxe foncière, taxe d’habitation : 1 an.
Cette sélection n’est pas une liste exhaustive, pour avoir tous les durées légales de conservation, notamment celles des documents liés à votre logement, aux télécom, à la famille, à votre véhicule ou encore à la santé, rendez vous sur le site du service public.
Deuxième étape : procéder à un classement efficace et pertinent
Le classement de vos documents peut être fait via deux supports différents, que sont la version papier en les rangeant dans un classeur, ou via Internet en utilisant le site d’archivage de votre choix comme, par exemple, Google Drive. Choisissez le support avec lequel vous êtes le plus à l’aise. De toute façon, quel que soit ce dernier, la méthode de classement reste la même. En effet, la manière la plus efficace et la plus transparente de classer vos papiers est tout simplement de les regrouper par catégories.
Voici une liste possible de catégories pour vous aider :
- Les documents liés à votre situation professionnelle :
- les bulletins de salaire,
- votre ou vos contrats de travail,
- votre/vos certificats de travail,
- vos relevés d’indemnités journalières de maladie et de maternité.
- Les documents bancaires :
- les différents contrats signés avec votre banque (contrat de prêt immobilier, contrat de crédit à la consommation, etc.),
- les échéanciers relatifs à ces différents contrats,
- les dossiers concernant votre ou vos compte/s,
- les talons de chèques et relevés de compte, les tickets de carte bancaire si vous les conservez.
- Les documents liés à vos assurances :
- les contrats,
- les quittances, les avis d’échéances,
- les courriers de résiliation,
- les preuves de règlement,
- les relevés d’informations automobiles,
- et l’assurance vie.
- Les documents liés aux impôts et aux taxes :
- les déclarations de revenus, les avis d’imposition de revenu,
- les justificatifs utilisés (tels les justificatifs de frais réels),
- les avis d’impôts locaux (comprenant notamment la taxe foncière et la taxe d’habitation).
- Les documents liés à votre logement :
- les factures d’électricité, les factures de gaz, les factures d’eau,
- les factures de téléphones fixe et mobile,
- les factures Internet, les preuves de restitution de matériel (box),
- les factures liées aux travaux éventuels,
- les certificats de ramonage (s’il y en a), les attestations d’entretien annuel de la chaudière,
- les actes de vente,
- les preuves du paiement des charges de copropriété,
- les correspondances avec le syndic, le procès verbal d’assemblée générale de copropriété,
- le contrat de location (si vous êtes locataire),
- les états des lieux,
- les quittances de loyer, les courriers de révision de loyer,
- l’inventaire du mobilier pour les locations meublées,
- et enfin les justificatifs de versement de l’aide personnalisée au logement (APL).
- Les documents liés à votre véhicule :
- les factures d’achat, de réparation ou autres,
- le certificat d’examen du permis de conduire,
- les éventuels PV pour amende forfaitaire,
- les certificats de cession du véhicule.
- Les documents liés à la famille et la scolarité :
- les actes d’état civil (acte de naissance, de reconnaissance, de mariage ou de décès (copie intégrale et extrait),
- les avis de versement d’allocations familiales,
- le jugement de divorce (s’il y a eu),
- le jugement éventuel d’adoption, l’acte de reconnaissance d’un enfant,
- le contrat de mariage, la convention de Pacs,
- le livret de famille
- et le/les diplôme/s.
- Les documents liés à la santé :
- les relevés de remboursement d’assurance maladie et maternité,
- les cartes de mutuelle,
- les relevés de remboursement,
- les factures d’hôpital public et d’établissements de santé privés s’il y en a,
- les preuves du versement d’indemnités journalières,
- le carnet de vaccination, la carte de groupe sanguin, le carnet de santé,
- les certificats médicaux,
- les examens médicaux (radiographies, échographies, etc.).
Troisième étape : ranger vos documents
Maintenant que tous vos papiers et documents sont triés par catégories, il ne vous reste plus qu’à les ranger ! Si cette étape semble la plus facile, elle est néanmoins indispensable. En effet, en faisant en sorte que chaque chose est à sa place, vous vous facilitez la tâche. Dès que vous aurez besoin de mettre la main sur un document, vous saurez où le trouver et vous gagnerez un temps précieux.
Pour un rangement optimal de vos papiers nous vous conseillons de suivre les conseils suivants, ils vous aideront.
- Premier conseil : rangez vos documents au même endroit, par exemple dans votre bureau. Afin d’être sûr qu’ils ne subissent aucune dégradation, nous vous conseillons de les mettre dans un range documents métallique.
- Deuxième conseil : Afin de ne pas éparpiller vos papiers et recommencer trop souvent ce grand tri fastidieux, rangez vos nouveaux documents dès que vous les avez consultés et traités.
- Troisième conseil : N’hésitez pas à mettre en place un système de code couleurs mais aussi à noter diverses informations tels que les noms, les dates, la « catégorie » des documents de façon visible. Cela vous permettra de mettre la main encore plus rapidement sur un document que vous cherchez.
Enfin, si le nombre de documents prend trop de place, penser à les déposer dans un box de location proche de chez vous. Celui ci sera securisé et vos papiers seront bien plus à l’abri du temps que dans une cave ou un garde meuble.
