Selon les statistiques, 49 % des entreprises conservent leurs archives dans des lieux inadaptés. Pourtant, il s’agit souvent de documents importants qui peuvent impacter les activités de la société. Il ne faut pas oublier que la grande majorité des archives sont en papier. De ce fait, ils sont fragiles et peuvent être endommagés facilement. D’où la nécessité de ne pas négliger le stockage de manière sécurisée de ces dossiers.
Pourquoi est-il fondamental d’entreposer de façon sécurisée les archives de son entreprise ?
La sécurisation du stockage des archives de votre entreprise est essentielle pour plusieurs raisons. Cela garantit avant tout la bonne marche des activités de votre compagnie et donc de sa pérennité. L’altération ou la perte de certains documents précieux est, en effet, susceptible de compromettre le développement de la société.
Cette pratique est cruciale puisqu’elle assure la confidentialité des informations sensibles et des données commerciales privées. En stockant vos archives de manière sécurisée, vous réduisez les risques de fuites ou de violations de données. Vous protégez ainsi la réputation de votre entreprise et gardez la confiance de vos clients.
À noter également que la sécurité des dossiers garantit la conformité aux lois en vigueur. Il faut, en effet, tenir compte du Règlement général sur la protection des données (RGPD). En respectant ces lois, vous évitez les amendes et les litiges potentiellement coûteux.
Une bonne gestion de la sécurité des archives permet aussi d’assurer l’intégrité et la disponibilité à tout moment des dossiers. En cas de sinistre, d’incident ou de besoin urgent, vous pourrez accéder rapidement et en toute sécurité à vos archives. Cela diminue ainsi les risques de perturbations au sein de votre entreprise.
Faire appel à des professionnels d’archivage pour conserver correctement vos archives d’entreprise
Confier le stockage de vos archives d’entreprise à des professionnels présente de nombreux avantages. En effet, ils possèdent l’expertise nécessaire pour mettre en place des systèmes de conservation sûrs et adaptés aux besoins spécifiques de votre société. Ces spécialistes d’archivage sont très à cheval avec les normes et les protocoles qui permettent d’assurer l’intégrité et la confidentialité de vos données. Ils disposent également de solutions de sauvegarde hors site. En d’autres termes, vos dossiers sont à l’abri des dommages et spoliations potentiels.
Solliciter des professionnels pour s’occuper de la sécurité de vos archives d’entreprise vous procure un autre avantage qui est l’efficacité. Ils sont généralement équipés de technologies avancées de numérisation et d’indexation. Ces outils facilitent la recherche et l’accès rapide aux informations dont vous avez besoin. Vous pouvez ainsi économiser du temps et des ressources précieuses, en vous concentrant principalement sur votre cœur de métier.
Choisir un lieu de stockage adapté pour les archives de votre entreprise
Un lieu de stockage dédié offre des mesures de sécurité renforcées telles que des systèmes de surveillance, des contrôles d’accès stricts et des alarmes anti-intrusion. Cela réduit considérablement les cas de vol, de perte ou de destruction des archives. Lockall propose justement des box de stockage dotés de caméras de surveillance et d’alarmes qui fonctionnent 24 heures sur 24. Ils sont également équipés de dispositifs contre les incendies et de ventilation contre l’humidité. En d’autres termes, vos fichiers ne risquent pas de se détériorer.
Choisir un garde-meuble pour vos archives d’entreprise permet de libérer de l’espace dans vos locaux. Vous pouvez ainsi optimiser votre espace de travail et vous concentrer sur vos activités principales. Chez Lockall, vous avez par exemple la possibilité de sélectionner la taille de box adaptée à vos besoins et selon la quantité de vos documents. Ses garde-meubles vont de 0,5 à 150 m². De plus, ces espaces de stockage sont situés à Paris et en Île-de-France.
Ne pas négliger l’importance des emballages sur vos documents dans le cadre d’un stockage
L’emballage joue un rôle crucial dans la préservation et la protection de vos documents sensibles. Il a pour mission principale de protéger vos archives contre les dommages physiques comme les déchirures, les plis ou les accidents liés au transport. Des boîtes de stockage robustes et adaptées à la taille de vos documents sont indispensables pour éviter les mauvaises surprises. Optez pour des matériaux d’emballage qui offrent une résistance à l’humidité, à la poussière et à la lumière. Aussi, n’oubliez pas d’étiqueter clairement vos emballages pour une identification facile et une organisation efficace.
Ne pas sous-estimer la sécurité lors du transport de vos archives d’entreprise
La question de transport revient souvent lorsque le stockage de vos archives a lieu à l’extérieur du siège de votre entreprise. Lors de l’acheminement physique des archives, il est primordial de mettre en place des mesures de sécurité adéquates. L’utilisation d’emballages résistants, scellés et étiquetés de manière appropriée, est cruciale. Cela évite les dommages et l’altération des documents. Engagez des transporteurs fiables et réputés capables de garantir l’intégrité des archives pendant le trajet. Optez pour les prestataires qui sont expérimentés dans la manipulation et le transport de dossiers.
Assurez-vous également de choisir des transporteurs qui offrent des assurances adéquates en cas de perte, de vol ou de dommages lors du transfert. Ces couvertures et ces garanties peuvent vous protéger financièrement et engager la responsabilité du conducteur en cas d’incident.
Lockall propose justement un service de transport pour sécuriser la logistique de vos archives. Ses sites ont tous un parking pour que vous puissiez facilement vous garer. Des outils de manutention sont aussi mis à votre disposition pour simplifier votre tâche.
Stockage sécurisé des archives rime avec facilité d’accès
Trouver le bon équilibre entre sécurité et accessibilité est crucial pour optimiser l’efficacité de votre gestion des archives. Utilisez des méthodes de classement logique pour simplifier la recherche. Des étiquettes claires, des dossiers bien organisés et des index peuvent faciliter la localisation des fichiers spécifiques. Chez Lockall, vous pouvez, par exemple, à tout moment accéder à vos archives.
Il est aussi judicieux d’opter pour la numérisation de vos documents. Ce procédé permet un accès flexible et rapide aux informations dont vous avez besoin. De nombreux services de stockage sont justement disponibles sur le marché. Ils offrent généralement des fonctionnalités avancées telles que la recherche par mots-clés, l’indexation et la classification automatisée.
